Ihre Daten bleiben bei Ihnen
01Vollständige Datenhoheit beim Kunden. Jederzeit exportierbar, jederzeit löschbar. Wir verwalten, wir besitzen nichts.
Software für bAV & Benefits · Made in Germany
Mehr Zeit. Weniger Aufwand.
Sicher dokumentiert.
Moderne Mitarbeiterkommunikation. Eine intelligente Softwarelösung für Versorgungssysteme und Benefits, die bestehende Strukturen digitalisiert, revisionssicher dokumentiert und alle relevanten Informationen zentral bündelt.
- Aufwand
- −42 %
- Onboarding
- 1 Min
- Sprachen
- 60
Verwaltung betrieblicher Altersvorsorge
Ein offenes Wort
Sehr geehrte Geschäftsführung, sehr geehrte Personalverantwortliche.
Betriebliche Vorsorge und Benefits sind heute weit mehr als ein freiwilliges Extra. Sie sind ein wichtiger Bestandteil moderner Arbeitgeberattraktivität: rechtlich relevant, kulturell wirksam und entscheidend im Wettbewerb um Mitarbeitende.
Gleichzeitig entsteht daraus erheblicher Verwaltungsaufwand. Versorgungsordnungen müssen gepflegt, Strukturen dokumentiert, Unterlagen geprüft und Rückfragen beantwortet werden. Informationen liegen verteilt in Listen, E‑Mails, Akten oder einzelnen Systemen. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
Gewachsene Versorgungsstrukturen sind schwer zu überblicken. Oft kennen sich nur die Personen wirklich aus, die diese Prozesse über Jahre betreut haben. Das ist ein erhöhtes Risiko durch personengebundenes Wissen.
Unsere Software übernimmt genau diese Arbeiten für Sie. Sie digitalisiert bestehende Versorgungs‑ und Benefitstrukturen, sorgt für eine saubere, revisionssichere Dokumentation und bündelt alle relevanten Informationen zentral an einem Ort.
Ihre Mitarbeitenden erhalten über eine App einfachen Zugriff auf ihre Benefits, Dokumente und persönlichen Informationen. Transparent, verständlich und jederzeit verfügbar.
Für Ihr Unternehmen bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand, bessere Kommunikation, reduzierte Kosten und mehr Sicherheit in der Dokumentation.
Ihre Daten. Ihre Wahl.
Ihre Daten. Ihre Wahl.
Unsere Software ist unabhängig von Versicherern, Beratern und Benefit‑Anbietern. Wir verkaufen keine Produkte und steuern keine Provisionen. Sie nutzen die Software eigenständig, binden bestehende Verträge ein und behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Software ohne Bindung
02Sie erhalten unsere Software eigenständig, ohne einen Benefit kaufen zu müssen und ohne an einen Benefit‑Anbieter gebunden zu sein.
Versicherer‑ und Berater‑unabhängig
03Das bAV‑Verwaltungstool ist unabhängig vom Versicherer und vom Berater. Alle Verträge, auch Altbestände aus der Vergangenheit, lassen sich vollständig einbinden.
Versprechen
Keine Abhängigkeiten. Keine versteckten Interessen. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten und Ihre Entscheidungen.
Gemeinsam entwickelt
In enger Zusammenarbeit mit Personalabteilungen, Mitarbeitenden und Beratenden entstanden.
In Kooperation
Anregungen und Erfahrungen unserer Kunden sind unmittelbar eingeflossen.
Studienlage
Drei Stunden pro Mitarbeiter. Jedes Jahr.
Bescheinigungen, Entgeltumwandlungen, Adressänderungen, Sterbefälle, Elternzeit, Austritte. Jede Bewegung im Bestand erzeugt Verwaltungsaufwand in Ihrer Personalabteilung. Studien zeigen rund drei Stunden pro Mitarbeiter und Jahr allein für bAV‑Pflege und ein Vielfaches davon für die Verwaltung aller weiteren Benefits.
„Wir haben über die Jahre eine Schatten‑IT aus Excel gebaut. Niemand traut sich mehr, das anzufassen."
Manuelle Pflege
Excel‑Listen, papierne Ordner, manuelle Übertragungen in Personalverwaltungs‑ und Abrechnungssysteme.
Wiederkehrende Fragen
Mitarbeitende fragen HR täglich zu allen Benefits, oft zu Dingen, die sie selbst beantworten könnten. Das stört den Alltag.
Haftungsrisiko
Fehlende oder fehlerhafte Dokumentation kann unmittelbar zu Schadensersatz führen.
Kommunikation
Homeoffice, Außendienst, verschiedene Filialen und internationale Teams. Die Kommunikation aller Benefits wird immer komplexer und kostet Personalabteilungen erhebliche Zeit. Bavonline bündelt die Kommunikation an einem Ort: klar, verständlich und mehrsprachig, damit jeder Mitarbeiter weiß, was ihm zusteht.
Einfache Fragen und First‑Level‑Anfragen zu allen Benefits beantwortet unser integrierter Bot Laura zeitnah und präzise, in bis zu achtzig Sprachen. Das entlastet Ihre Personalabteilung spürbar.
Zeit ist Ihr knappstes Gut.
Unsere Software digitalisiert die komplette Verwaltung Ihrer betrieblichen Altersvorsorge. Alle weiteren Benefits bündeln wir in einer übersichtlichen Kommunikation: sichtbar, verständlich, an einem Ort. Die Systeme Ihrer Benefit‑Anbieter binden wir direkt ein.
Spürbar
−42 %
Zeitersparnis in HR. Die bAV‑Verwaltung läuft bei uns.
Auto
1 Klick
Bestandsveränderungen, Bescheinigungen, Stammdaten.
Onboarding
1 Min
Vom Login bis zur ersten Self‑Service‑Aktion.
Anbieterübergreifend · Neutral · Unabhängig
- Anbieterneutral: Policen und Dokumente aller bestehenden Versicherer und Versorgungsträger einbindbar
- Keine Produktvermittlung: auf Wunsch Einbindung Ihres aktuellen Vermittlers oder Empfehlung eines kompetenten Ansprechpartners
- Direkte Schnittstellen zu Personalverwaltungssystemen und Versicherern
- Bestandsübernahme inklusive, auch historisch gewachsene Verträge
- Datenhoheit bleibt bei Ihnen: DSGVO‑konform, Server in Deutschland
- Skalierbar von 50 bis 50.000 Mitarbeitenden
Compliance
Was nicht dokumentiert ist, hat nie stattgefunden.
Das Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) verlangt seit 2022 deutlich detailliertere und nachweisbare Information der Arbeitnehmenden über alle wesentlichen Vertragsbedingungen, inklusive Altersvorsorge und Benefits. Verstöße sind bußgeldbewehrt. Fehler haften beim Arbeitgeber, persönlich beim Geschäftsführer.
Hinzu kommt: Eine schriftliche Versorgungsordnung ist faktisch unverzichtbar, um Ansprüche aus § 1a BetrAVG (Entgeltumwandlung), Zuschüsse und Durchführungswege rechtssicher zu regeln. Bei bestehendem Betriebsrat besteht zudem ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 und 10 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung wird damit zur Pflicht.
Bavonline erfüllt diese Anforderungen automatisch. Jede Information, jede Mitarbeiter‑Aufklärung, jede Annahme oder Ablehnung wird revisionssicher, zeitstempelgeschützt und unveränderbar in Ihrer Akte abgelegt.
§ 2 NachwG
Nachweisgesetz
Detailliertere und nachweisbare Information der Arbeitnehmenden über alle wesentlichen Vertragsbedingungen. Bußgeldbewehrt.
BetrAVG
Betriebsrentengesetz
Sorgfaltspflichten in Auswahl, Verwaltung und Aufklärung.
VO / BV
Versorgungsordnung
Schriftliche Regelung der bAV. Bei Betriebsrat als Betriebsvereinbarung pflichtig.
DSGVO
Datenschutz
Rechtssichere Verarbeitung sensibler Personaldaten.
Jede Aktion. Jedes Dokument. Jeder Zeitstempel. Unveränderbar.
SICHER WIE EIN VERSICHERER.
Sicherheit auf Versicherer‑Niveau
bav|guard wird auch von Versicherern eingesetzt. Die Anforderungen an Datenschutz, Auditierbarkeit und Verfügbarkeit sind entsprechend. Sie als Arbeitgeber profitieren von genau diesem Sicherheitsniveau, ohne es selbst aufbauen zu müssen.
Betrieb und Bot‑Infrastruktur (inklusive unserer KI‑Assistentin Laura) laufen auf STACKIT. Rechenzentren in Deutschland, vollständige EU‑Datenhoheit, kein US‑Zugriff nach Cloud Act. Implementierung und Betrieb verantwortet OPITZ CONSULTING, einer der etablierten deutschen IT‑Dienstleister mit über 35 Jahren Erfahrung in geschäftskritischen Enterprise‑Plattformen.
HOSTING & SOUVERÄNITÄT
- ·STACKIT, souveräner EU‑Hyperscaler
- ·Rechenzentren in Deutschland (Schwarz‑IT)
- ·Kein Cloud‑Act‑Zugriff, keine US‑Subprozessoren
- ·Implementiert von OPITZ CONSULTING
- ·ISO 27001 zertifizierte Prozesse
- ·Auditierbar, hochverfügbar, redundant
Das Cockpit
Eine Oberfläche. Alles im Blick.
Mitarbeiter
Alle Beschäftigten, Stammdaten und Status auf einen Blick.
Verträge
bAV, alle Durchführungswege, Zeitwertkonten und Direktzusagen. Benefits vollständig gebündelt.
Dokumente
Versorgungsordnungen, Nachträge und Bescheinigungen zentral abgelegt.
Kommunikation
Mitarbeiter‑App, Nachrichten und Aufklärung direkt aus dem Cockpit.
Mehrsprachig
Kommunikation mit Mitarbeitern in vielen Sprachen.
Konzernstruktur
Lohnbuchhaltung, Steuerberater, verschiedene HR‑Teams. Konzernweit abbildbar.
Mandantenfähigkeit
Mehrere Standorte, Tochtergesellschaften, Tarifverträge.
Schnittstellen
Anbindung an Lohnsysteme und Versicherer.
Digitale Personalakte
Die Akte, die nichts vergisst.
Jeder Mitarbeitende hat eine digitale Personalakte für Vorsorge und Benefits. Jede Aufklärung, jeder Vertrag, jede Beitragsänderung wird mit Zeitstempel und unveränderbarem Hash gesichert.
- 01Eintritt
- 02Aufklärung
- 03Angebot
- 04Annahme
- 05Betrieb
- 06Austritt
- 01Eintritt
- 02Aufklärung
- 03Angebot
- 04Annahme
- 05Betrieb
- 06Austritt
Zeitstempel
Jede Aktion mit qualifizierter Zeitquelle versehen.
Revisionssicherung
Dokumentation aller Vorgänge, revisionssicher und nachvollziehbar.
Export
Export von Daten für die Lohnabrechnung, externe Prüfer und mehr.
Zugriffsrechte
Verschiedene Zugriffsrechte für verschiedene Rollen.
Integriertes Datenmanagement
Ein vollwertiges Datenmanagementsystem für firmeninterne Dokumente ist inkludiert, inklusive Anlegen eigener Ordnerstrukturen und Zugriffsrechten.
Mitarbeiter‑App
Benefits, die im Alltag ankommen.
Eine moderne Anwendung für Ihre Mitarbeitenden. Verständlich, mehrsprachig und im Look Ihrer Firma. Damit jeder Benefit gesehen, verstanden und genutzt wird.
App‑ähnliche Bedienung
Direkt im Browser. Intuitiv, schnell, ohne Installation oder Download aus dem App Store.
Familie
Viele Entscheidungen bei Benefits, Altersvorsorge oder zusätzlichen Leistungen trifft man nicht allein, sondern gemeinsam mit der Familie. Die Anwendung liegt auf dem Smartphone, damit auch zu Hause alle mitlesen und mitentscheiden können.
CI & Branding
Anpassbar auf die Corporate Identity Ihrer Firma: Logo, Farben, Firmenauftritt. Starkes Employer Branding, damit sich Ihre Mitarbeitenden zugehörig fühlen.
60 Sprachen
Mehrsprachige Kommunikation. Jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter versteht den eigenen Benefit.
Bot Laura
Integrierter KI‑Assistent „Laura" beantwortet Fragen rund um die Uhr, verständlich, persönlich, mehrsprachig.
Kampagnen
Verschiedene Ansprachen und Mitarbeiterkampagnen direkt in der Anwendung starten. Gezielt, personalisiert, wirksam.
Kampagnen
Ungenutzt ist unbezahlt.
Ein Benefit, den niemand kennt, ist Geld zum Fenster hinausgeworfen. Deshalb starten Sie jederzeit gezielte Mitarbeiterkampagnen, direkt in der Anwendung, im Corporate Design Ihrer Firma, per Push, In‑App oder E‑Mail.
Für jede Jahreszeit, jedes Ereignis und jedes Thema. Im Frühjahr eine Kampagne fürs Bike‑Leasing: Nutzen Sie doch unsere Mobilitätslösung. Vor dem Firmenlauf Erinnerungen und Anmeldungen pushen. Bei Änderungen in der betrieblichen Altersvorsorge alle Mitarbeitenden sofort informieren. Neue Benefits wie zusätzliche Krankenversicherungsleistungen oder Gesundheitsbudgets mit einer gezielten Kampagne bekanntmachen, damit sie tatsächlich genutzt werden.
Spezialisten an Bord
Ein Ansprechpartner. Ein Netzwerk dahinter.
Wir kombinieren Software mit Menschen, die die Materie wirklich kennen. Aktuare, Steuer‑ und Arbeitsrechtler, bAV‑Juristen und IT‑Architekten arbeiten so zusammen, dass Sie immer die richtige Antwort bekommen.
Spezialisten an Bord
Aktuare, Steuer‑ und Arbeitsrechtler, bAV‑Juristen, IT‑Architekten. Für jede Frage der richtige Kopf, nicht der nächstbeste.
Kompetenznetzwerk
Deutsches Netz aus bAV‑Spezialisten. Kontakte zu Versicherern, Aktuaren und Rechtsanwälten. Kuratiert, unabhängig, seit Jahren erprobt.
Klare Verantwortung
Ein fester Ansprechpartner koordiniert alle Beteiligten. Sie haben einen Kontakt, nicht zehn.
Weg 01
Punktuelle Unterstützung
Ihr bestehender Berater bleibt erste Anlaufstelle. Wir ergänzen gezielt mit Spezialwissen, dort wo Tiefe gefragt ist.
Weg 02
Komplette Übernahme
Wir übernehmen Beratung, Verwaltung, Dokumentation und Kommunikation aus einer Hand. Sie entscheiden frei.
Digitalisierung Ihrer Akten
Papier raus.
Digital rein.
Revisionssicher.
Wir vermitteln Ihnen Dienstleister, die Ihre Schränke leer machen. Alle bAV‑Ordner, Direktversicherungsanträge, Versorgungsordnungen und Zeitwertkonten‑Vereinbarungen. Mit professionellem Scan‑Dienst und sicherem Transport. Anschließend pflegen wir die Dokumente strukturiert in Ihr bavonline‑Cockpit ein. Vollständig, durchsuchbar, revisionssicher.
Abholung
Inklusive Abholung bei Ihnen vor Ort. Versiegelter Transport, dokumentierte Übergabe.
Erfassung
Intelligente, KI‑unterstützte Erfassung und Klassifizierung pro Dokumenttyp.
Verteilung
Rückübertrag und Verteilung der Daten direkt ins bavonline‑Cockpit. Mitarbeiter, Verträge, Bescheinigungen.
Abschluss
Auf Wunsch DIN 66399‑konforme Vernichtung der Akten oder sicherer Rücktransport.
Zehn Gründe. Eine Entscheidung.
Mehr Zeit. Weniger Kosten. Bessere Kommunikation.
Zeit
01Bis zu 42 % weniger Mehraufwand in der bAV‑Pflege und Benefit‑Kommunikation.
Kosten
02Überraschend günstig.
Haftungsrisiko
03Erfüllung, Revisionssicherung, Dokumentation, Nachweisgesetz § 2.
Dokumentation
04Revisionssicher, audit‑fest.
Digital
05Schluss mit Papier. Ordner werden bei Ihnen abgeholt.
Benefit
06Mitarbeitende verstehen und nutzen, was Sie ihnen geben.
Retention
07Höhere Bindung durch sichtbar gelebte Vorsorge.
Förderung
08Steuer‑ und SV‑Vorteile vollständig ausgeschöpft.
Integration
09Schnittstellen zu gängigen Lohnprogrammen und zu Versicherern.
Sicherheit
10ISO 27001 · DSGVO.
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen.
Kostenloses Erstgespräch oder Demotermin vereinbaren.
Unverbindlich und auf Ihre HR-Roadmap zugeschnitten.
Kostenloses Erstgespräch
Kurzes Kennenlernen am Telefon. Wir klären Ihre Ausgangslage.
Tel.: +49 2261 818 73 11
E-Mail: info@bavonline.com
Demotermin vereinbaren
Live-Demo der Plattform mit Q&A. Wählen Sie Ihren Wunschtermin.
E-Mail: info@bavonline.com
Termin anfragen Anschrift
bavonline GmbH
Steinmüllerallee 7
51643 Gummersbach